บทที่4 โปรแกรมประมวลผลคำ

บทที่4 โปรแกรมประมวลผลคำ

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับวินโดวส์ (Microsoft Windows)

          คอมพิวเตอร์ได้รับการพัฒนาให้ก้าวหน้าามากขึ้นโดยลำดับ ทั้งทางด้านเทคโนโลยีและโปรแกรมคำสั่ง การทำงานด้วยคำสั่งดอส (DOS) ซึ่งได้รับความนิยมแต่ดั้งเดิมเป็นสิ่งที่หลายคนมองว่ามีข้อจำกัดหลายอย่าง เพราะผู้ที่จะใช้โปรแกรมได้ต้องจดจำคำสั่งมากมาย ขาดความยืดหยุ่นในการสร้างเครือข่าย และทำงานได้ครั้งละ 1 งานเท่านั้น ดังนั้นจึงได้มีการพัฒนาระบบปฏิบัติการขึ้นมาใหม่เพื่อใช้งานแทนระบบดอส ซึ่งก็มีระบบปฏิบัติการหลายชนิด แต่ที่กำลังได้รับความนิยมมากในปัจจุบันคือ โปรแกรมวินโดวส์ (Microsoft Windows) หรือเรียกสั้นๆ ว่า วินโดวส์

          วินโดวส์ (Windows) คือ โปรแกรมระบบปฏิบัติการประเภทหนึ่งที่ติดต่อกับผู้ใช้งานด้วยรูปภาพหรือสัญลักษณ์ ทำให้ใช้งานได้ง่ายขึ้นเพราะไม่ต้องจดจำคำสั่งต่างๆ เหมือนกับดอส โปรแกรมวินโดวส์จะเข้าไปควบคุมระบบการทำงานของคอมพิวเตอร์ ไม่ว่าจะเป็นการแสดงผลบนหน้าจอ การป้อนข้อมูลด้วยคีย์บอร์ดหรือเมาส์ กาเก็บข้อมูลรูปภาพหรือตัวอักษรจนถึงขั้นการพิมพ์งานออกมาทางเครื่องพิมพ์

ความหมายของการประมวลผลคำ

           การประมวลผลคำ  หรือ Word  Processing  คือ การนำคำหลาย ๆ คำมาเรียงกันให้อยู่ในรูปแบบที่กำหนด ซึ่งเราสามารถกำหนดได้ว่าจะให้มีกี่ตัวอักษรต่อหนึ่งบรรทัดหรือหน้าละกี่บรรทัดกั้นระยะหน้าระยะหลังเท่าใดและสามารถแก้ไขเพิ่มเติมได้อย่างสะดวกจนกว่าจะพอใจแล้วจึงสั่งพิมพ์เอกสารนั้นๆออกมากี่ชุดก็ได้ โดยทุกชุดที่ออกมาจากเครื่องพิมพ์จะเหมือนกันทุประการ เสมือนกับการถ่ายเอกสารหรือการก๊อปปี้ แต่ความจริงแล้วเอกสารทุกแผ่นจะถูกพิมพ์ออกมาจากเครื่องพิมพ์อย่างสวยงามและประณีต เพราะปราศจากร่องรอยของการขูดลบใดๆและนั่นย่อมหมายถึงการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ในการทำงาน โดยเราจะต้องทำการพิมพ์ข้อมูลต่าง ๆ ซึ่งอาจเป็นเอกสาร บทความ  รายงาน  จดหมาย ฯลฯ  เข้าไปเก็บไว้ในหน่วยความจำของเครื่องคอมพิวเตอร์  หลังจากนั้นเราสามารถใช้คำสั่งต่าง ๆ เข้าไปจัดการแก้ไข  ดัดแปลง  หรือเพิ่มเติมข้อมูลเหล่านั้นได้ตลอดเวลา โปรแกรม (Program) หรือชุดคำสั่งที่ทำให้เราสามารถทำงานกับเอกสารและสั่งงานต่าง ๆนี้ได้ มีชื่อเรียกว่า โปรแกรมเวิร์ดโปรเซสซิ่ง(Word  Processing) หรือโปรแกรมประมวลผลคำ

คุณลักษณะของโปรแกรมประมวลผลคำที่ดี

        

           1.  มีระบบขอความช่วยเหลือ (Help)

                      โปรแกรมประมวลผลคำที่ดควรจะมีระบบขอความช่วยเหลือที่จะคอยช่วยให้คำแนะนำช่วยเหลือให้ผู้ใช้สามารถทำงานได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว เช่น หากเกิดปัญหากับการใช้งาน หรือสงสัยเกี่ยวกับวิธีการใช้งาน แทนที่จะต้องเปิดหาในหนังสือคู่มือการใช้งานของโปรแกรม ก็สามารถขอความช่วยเหลือจากโปรแกรมได้ทันที

            2.  มีระบบอัตโนมัติ

                      โปรแกรมประมวลผลคำที่ดีควรจะมีระบบอัตโนมัติที่จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำงานกับเอกสารได้อย่างสะดวกสบายมากขึ้น เช่น การตรวจสอบคำผิดอัตโนมัติ  (Spell)  การจัดรูปแบบอัตโนมัติ  (Auto Format)  การแก้ไขอัตโนมัติ  (Auto Correct)  มีระบบใส่ข้อความอัตโนมัติ  ตรวจสอบการสะกดคำผิดได้ทั้งภาษาไทย และอังกฤษ เป็นต้น

             3. การใช้ข้อมูลร่วมกันกับโปรแกรมอื่นๆได้

                      โปรแกรมประมวลผลคำที่ดี  ควรจะมีความสามารถในการทำงานที่สร้างด้วยโปรแกรมอื่น ๆ มาใช้งานร่วมกับโปรแกรมได้  เช่น  การแทรกภาพ อักษรศิลป์ สัญลักษณ์ ผังองค์กร กราฟ ฯลฯ   เป็นต้น  นอกจากนี้ควรมีความสามารถในการดึงเอกสารจากโปรแกรม  Word Processing  อื่น ๆ เข้ามาใช้งานโปรแกรมได้

             4. เรียนรู้การใช้งานได้ง่าย

                      การเรียนรู้วิธีการใช้งานโปรแกรม  ไม่ควรจะต้องใช้เวลานานเกินไปสำหรับการเรียนรู้ควรมีบทเรียนช่วยสอนหรือการ สาธิต  (Demo)  เกี่ยวกับขั้นตอนต่าง ๆ ในการใช้งานของโปรแกรมเพื่อให้สามารถเรียนรู้การใช้งานโปรแกรมได้อย่างรวด เร็ว

             5.  มีระบบการค้นหาและแทนที่คำ

                      โปรแกรมประมวลผลคำที่ดี  ควรจะมีระบบการค้นหา  และการแทนที่คำ  เพื่อให้ผู้ใช้สามารถที่จะทำการค้นหาคำ  เพื่อทำการแก้ไข  หรือทำการแทนที่ได้สะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น

             6. จัดรูปแบบเอกสารได้สะดวก

                      โปรแกรมประมวลผลคำที่ดี  ควรจะมีเรื่องมือที่ช่วยให้การจัดรูปแบบของเอกสารได้สะดวกและรวดเร็ว  ซึ่งควรจะมีความสามารถที่จะจัดรูปแบบได้รวดเร็ว  มีขั้นตอนในการจัดรูปแบบที่ไม่ยุ่งยาก

             7. กำหนดรูปแบบตัวอักษรได้หลายแบบ  หลายขนาด

                      โปรแกรมประมวลผลคำที่ดี  ควรจะมีคุณสมบัติในการเปลี่ยนแปลง  และกำหนดรูปแบบของตัวอักษร  และขนาดของตัวอักษรได้หลายรูปแบบ  รวมทั้งตัวอักษรพิเศษต่าง ๆ ที่ไม่มีบนแป้นพิมพ์ด้วย

ประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคำ

              1. การจัดเก็บเอกสาร

                        การจัดเก็บเอกสารที่พิมพ์ขึ้นด้วยกระดาษนั้นอาจจะเกิดการสูญหาย  หรือฉีกขาดได้ง่าย  แต่การจัดเก็บเอกสารในรูปของไฟล์ข้อมูลคอมพิวเตอร์นั้นข้อมูลต่าง ๆ จะอยู่ครบถ้วน  ตราบเท่าที่สื่อที่ใช้ในการเก็บบันทึกข้อมูล  เช่น  ดิสก์เกตต์  ฮาร์ดดิสก์  แผ่นซีดี  ฯลฯ  อยู่ในสภาพที่ดีและสมบูรณ์

              2. การค้นหาและเรียกใช้ข้อมูล

                        โปรแกรมประมวลผลคำจะมีความสามารถในการค้นหาข้อ ความ  หรือคำ  ที่เราต้องการได้อย่างรวดเร็ว  และยังสามารถค้นหาข้อความหรือคำและแทนที่ด้วยข้อความหรือคำใหม่ได้โดย อัตโนมัติ  ตลอดจนการเรียกใช้แฟ้มข้อมูลก็ทำได้โดยง่ายและสะดวก  เพียงแต่ทราบชื่อไฟล์และตำแหน่งที่จัดเก็บก็สามารถเรียกใช้ไฟล์ได้โดยสะดวก รวดเร็วไม่ยุ่งยากเหมือนกับการค้นหาและเรียกใช้งานเอกสารธรรมดา  ซึ่งช่วยให้ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย

                   3. การทำสำเนา

                  การทำสำเนาเอกสารด้วยเครื่องพิมพ์ดีดจะต้องใช้กระดาษคาร์บอน  และสามารถทำสำเนาได้เพียงครั้งละ  3 – 4 แผ่นเท่านั้น  ในขณะที่การทำสำเนาด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์สามารถทำได้อย่างไม่จำกัด  และทุกสำเนามีความชัดเจนเท่าเทียมกัน

                   4. การเปลี่ยนแปลงแก้ไขเอกสาร

                 การ พิมพ์เอกสารด้วยเครื่องพิมพ์ดีด  มักจะมีการพิมพ์ผิดอยู่เสมอ ๆ ทำให้เสียเวลาในการแก้ไขเอกสาร  ซึ่งเป็นเรื่องที่ค่อนข้างยุ่งยาก  นอกจากนี้เอกสารที่พิมพ์ด้วยเครื่องพิมพ์ดีดก็ไม่สวยงามเท่าที่ควร  เพราะอาจปรากฏร่องรอยของการขูดลบ  แต่ถ้าใช้คอมพิวเตอร์ในการพิมพ์เอกสาร  ปัญหาต่าง ๆ เหล่านี้ก็จะหมดไป  ซึ่งจะช่วยให้ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย

                   5. การจัดรูปแบบเอกสาร

                 โปรแกรม ประมวลผลคำ  มีความสามารถในการจัดรูปแบบเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพเช่น  การกั้นระยะหน้า – ระยะหลัง  การใส่ข้อความหัวกระดาษท้ายกระดาษ การจัดเอกสารแบบหลายคอลัมน์ การจัดรูปแบบอัตโนมัติ  (Auto Format) ฯลฯ  ช่วยให้เกิดความสะดวกในการทำงานเหนือกว่าการทำงานบนเอกสารธรรมดา ๆ

ที่: http://tikboylovelove.blogspot.com/

บทที่5 การใช้โปรแกรมตารางงาน

โปรแกรม Microsoft Excel เป็นโปรแกรมประเภทสเปรดชีต (spreadsheet) หรือโปรแกรมตารางทำงานซึ่งใช้เก็บข้อมูลต่าง ๆ สูตรคำนวณ ลงบนแผ่นตารางงานคล้ายกับการเขียนข้อมูลลงไปในสมุดที่มีการตีช่องตารางทั้งแนวนอนและแนวตั้ง ตารางแต่ละช่องจะมีชื่อกำกับไว้ในแนวตั้งหรือสดมภ์ของตารางเป็นตัวอักษรภาษาอังกฤษเริ่มจากA,B,C,...เรื่อยไปจนสุดขอบตารางทางขวา มีทั้งหมด 256 สดมภ์ (Column) แนวนอนมีหมายเลขกำกับเป็นบรรทัดที่ 1,2,3,...เรื่อยไปจนถึงบรรทัดสุดท้ายจำนวนบรรทัดจะต่างกันในแต่ละโปรแกรมในที่นี้เท่ากับ 65,536 แถว (Row) ช่องที่แนวตั้งและแนวนอนตัดกันเรียกว่า เซลล์ (Cell) ใช้บรรจุข้อมูล ข้อความ หรือสูตรคำนวณ ปัจจุบันโปรแกรมตารางทำงาน  มีความสามารถ 3 ด้าน คือ  คำนวณ  นำเสนองานด้วยกราฟและแผนภูมิ จัดการฐานข้อมูล โปรแกรมประเภทตารางทำงานมีผู้พัฒนาขึ้นมาหลายโปรแกรม เช่น ปี 2522ใช้โปรแกรมตารางทำงานชื่อว่า  วิสิแคล(VisiCalc) ต่อมาปรับปรุงชื่อว่า ซุปเปอร์แคล (SuperCalc) ในปี 2525  ในพัฒนาโปรแกรมชื่อว่า มัลติแพลน (Multiplan) ปี2526ได้ปรับปรุงโปรแกรมชื่อว่าโลตัส 1-2-3 (Lotus 1-2-3) เป็นที่นิยมอย่างมาก  ออราคิล (Oracle) และต่อมาบริษัทไมโครซอฟท์ได้พัฒนาระบบงานวินโดวส์ขึ้นมาเพื่อให้ใช้ได้ง่ายชื่อว่า ไมโครซอฟท์เอ็กเซล (Microsoft Excel) ซึ่งเรียกว่า เอ็กเซล (Excel)

                โปรแกรมตารางทำงานหรือกระดาษคำนวณ(Spreadsheet) ที่มีใช้ในประเทศไทย เริ่มจากโปรแกรม Lotus 1-2-3 ที่ทำงานบน DOS และได้รับการพัฒนาการใช้อย่างต่อเนื่องเป็น Microsoft Excel

2.

 คุณสมบัติที่สำคัญของ Microsoft Excel

คุณสมบัติที่สำคัญของ Microsoft Excel

 1.  ความสามารถด้านการคำนวณ โปรแกรม Microsoft  Excel สามารถป้อนสูตรการคำนวณทางคณิตศาสตร์ เช่น บวก ลบ คูณ หาร เป็นต้น

2.  ความสามารถด้านใช้ฟังก์ชัน  เช่นฟังก์ชันเกี่ยวกับตัวอักษร ตัวเลข วันที่ ฟังก์ชันเกี่ยวกับการเงิน หรือเกี่ยวกับการตัดสินใจ

3.  ความสามารถในการสร้างกราฟ โปรแกรม Microsoft Excel สามารถนำข้อมูลที่ป้อนลงในตารางมาสร้างเป็นกราฟได้ทันที

4.  ความสามารถในการตกแต่งตารางข้อมูล โปรแกรม Microsoft   Excel สามารถตกแต่งตารางข้อมูลหรือกราฟ ข้อมูลด้วยภาพ สี และรูปแบบตัวอักษรต่าง ๆ เพื่อให้เกิดความสวยงามและทำให้แยกแยะข้อมูลได้ง่ายขึ้น

5.  ความสามารถในการเรียงลำดับข้อมูล โปรแกรม  Microsoft  Excel สามารถคัดเลือกเฉพาะข้อมูลที่ต้องการมาวิเคราะห์ได้

6.  ความสามารถในการพิมพ์งานออกทางเครื่องพิมพ์ โปรแกรม Microsoft   Excel สามารถพิมพ์งานทั้งข้อมูลและรูปภาพหรือกราฟออกทางเครื่องพิมพ์ได้ทันที ซึ่งทำให้ง่ายต่อการสร้างรายงาน

7.  ความสามารถในการแปลงข้อมูลในตารางให้เป็นเว็บเพจ เพื่อนำไปแสดงในโฮมเพจ

3.

เข้าสู่การใช้งานโปรแกรม

วิธีที่ 1  เรียกใช้โปรแกรมผ่าน Start Menu มีวิธีดังนี้

1.  คลิกที่ปุ่ม

2.  เลื่อนเมาส์ไปชี้คำสั่ง All program  

3.  เลื่อนเมาส์ไปที่ Microsoft office

4.  เลื่อนเมาส์ไปที่ Microsoft office Excel คลิก

วิธีที่ 2  เรียกใช้โปรแกรม Microsoft Excel จาก ช็อทคัท(Shortcut) โดยดับเบิ้ลคลิก (Double Click) ที่ สัญลักษณ์ 

4. โครงสร้างของ Microsoft Excel

โครงสร้างของ Microsoft Excel

เมื่อเข้าสู่การทำงานของ โปรแกรม Microsoft Excel  จะปรากฏหน้าตาของโปรแกรมซึ่งประกอบด้วยโครงสร้างต่าง ๆ  ดังรูป

ปกติการเรียกใช้งาน โปรแกรม Microsoft Excel  เปิดแฟ้มคือสมุดงานขึ้นมาซึ่งสมุดงานจะประกอบด้วยแผ่นงาน หลาย ๆ แผ่นรวมกัน ซึ่งในไฟล์ของสมุดงานแต่ละไฟล์จะมีแผ่นงานได้สูงสุด 255แผ่นโดยการแทรกแผ่นงาน การแทรกแผ่นงาน คลิกที่คำสั่ง แทรก

โครงสร้างของแผ่นงาน (WorkSheet)  จะมีลักษณะเป็นตารางขนาดใหญ่ โ(Insert) > แผ่นงาน (Worksheet) หรือคลิกที่ชื่อแผ่นงาน (worksheet) แล้วคลิกขวา > คลิกแทรกดยมีการแบ่งพื้นที่ทางแนวนอนออกเป็นส่วน ๆ เรียกว่า แถว (Row) จะใช้ตัวเลขเป็นตัวระบุตำแหน่งของแถว เริ่มต้นที่ 1 และสิ้นสุดที่65,536 (ถ้าเป็นExcel 97 จะได้16,384) และแบ่งพื้นที่ทางแนวตั้งออกเป็นส่วน ๆ เรียกว่า สดมภ์ (Column)จะมีทั้งหมด 256 สดมภ์ โดยจะใช้ตัวอักษรภาษาอังกฤษเป็นตัวระบุตำแหน่งเริ่มจาก A - IV สดมภ์และแถวมาตัดกันเป็นช่องเล็ก ๆ เรียกว่า เซลล์ (Cell) ซึ่งมีจำนวนเซลล์เท่ากับจำนวนแถวคูณด้วยจำนวนสดมภ์ และมีชื่อเรียกตามชื่อสดมภ์หรือคอลัมน์ตามด้วยชื่อแถว เช่น A1 หมายถึงอยู่ที่สดมภ์หรือคอลัมน์ A แถวที่ 1

5.การสร้างแฟ้มข้อมูล

การสร้างแฟ้มข้อมูล

มีวิธีการการสร้างเอกสารใหม่ สามารถทำได้ 3 วิธีด้วยกัน

1.  สร้างสมุดทำการใหม่จากเมน                1.1  นำเมาส์คลิกที่เมนูแฟ้ม (File)

                1.2  คลิกเลือก สร้าง (New2.  สร้างสมุดทำการโดยคลิกที่ 

3.  สร้างสมุดทำการโดยกดปุ่ม Ctrl พร้อมกับปุ่ม N  ที่คีย์บอร์ด

สรุปการสร้างเอกสารใหม

6. การเลือกช่วงของเซลล์

เมื่อเข้าโปรแกรมได้แล้ว ทีนี้มารู้จักวิธีการกำหนดช่วงของข้อมูลต่างๆกันดีกว่าคะ

                ก่อนทำการป้อนข้อมูล เราต้องทำการเลือกเซลล์ที่ต้องการ ซึ่งจะใช้การเลือกเซลล์โดยใช้เมาส์ หรือ คีย์บอร์ด นอกจากนี้ยังสามารถเลือกเซลล์ใช้คำสั่ง ไปที่ (Goto)  และการระบุชื่อเซลล์ที่กรอบชื่อเซลล์ได้

การเลื่อนตัวชี้เซลล์ (Active Cell)

7.ชนิดของข้อมูล

ชนิดของข้อมูลที่ต้องการใส่ในเซลล์ของโปรแกรม Microsoft Excel

1.  ข้อมูลประเภทข้อความ (Text) หมายถึง ข้อมูลที่ไม่นำมาคำนวณ อาจเป็นตัวอักษร  ตัวเลข เครื่องหมาย การใส่ข้อมูลที่มีความยาวมากกว่าความกว้างของเซลล์ข้อความนั้นจะถูกแสดงต่อไปในเซลล์ที่อยู่ทางขวามือ ตราบใดที่เซลล์ทางขวามือนั้นยังไม่มีข้อมูล ข้อมูลชนิดนี้จะถูกจัดให้อยู่ชิดซ้ายของเซลล์เสมอ

2.  ข้อมูลประเภทตัวเลข (Numeric) ข้อมูลที่นำมาคำนวณได้ ข้อมูลจะอยู่ชิดขวา  และไม่สามารถแสดงผลเกินความกว้างของเซลล์ได้ ถ้าความกว้างของเซลล์ไม่พอจะปรากฏเครื่องหมาย####### การแก้ไขโดยขยายความกว้างของเซลล์ออกไป

3.  ข้อมูลประเภทวันที่ (Date) หมายถึงข้อมูลที่ประกอบด้วยวันที่และเดือน เดือนและปี หรือวันที่ เดือนและปี โดยเดือนสามารถกำหนดได้ทั้งแบบตัวเลข หรือตัวอักษร ข้อมูลชนิดนี้นำไปคำนวณได้

 4.  ข้อมูลประเภทเวลา (Time) หมายถึงข้อมูลที่ประกอบด้วยชั่วโมงและนาที โดยมีเครื่องหมาย: ข้อมูลชนิดนี้สามารถนำไปคำนวณได้

5.    ข้อมูลประเภทสูตร (Formular) ข้อมูลประเภทนี้คือสมการคณิตศาสตร์ จะต้องใช้เครื่องหมายเท่ากับ (=) นำหน้า

8.การป้อนข้อมูล

การป้อนข้อมูล

เริ่มการป้อนข้อมูลในเซลล์

                เมื่อเข้าสู่โปรแกรม Microsoft Excel เริ่มป้อนข้อมูลในเซลล์ โดยการเลือกเซลล์ที่ต้องการป้อนข้อมูล พิมพ์ข้อความลงไปในเซลล์ จะปรากฏในเซลล์ทำงานและในแถบสูตรจะถือว่าสมบูรณ์ ข้อมูลอยู่ในเซลล์นั้นก็ต่อเมื่อมีการยืนยันโดยการกดแป้น Enter หรือคลิกที่เครื่องหมาย ถูก บนแถบสูตรหรือเลื่อนตัวชี้เซลล์ไปเซลล์อื่น  เมื่อต้องการยกเลิกการป้อนข้อมูลให้กด ปุ่ม <ESC>

ขั้นตอนการป้อนข้อมูลลงในเซลล์

               1.  เลือกเซลล์ที่ต้องการป้อนข้อมูลโดยการคลิกเมาส์เซลล์เป็น Active Cell

2. พิมพ์ข้อความในเซลล์

3.  กดแป้น  Enter

  หรือคลิกที่ เครื่องหมายถูกในแถบสูตร

เมื่อยืนยันข้อมูลให้สังเกตตัวชี้เซลล์เมื่อกด Enter กับคลิกที่เครื่องหมายถูกจะอยู่ที่เซลล์ต่างกันเมื่อกด Enter ตัวชี้เซลล์จะเลื่อนลงมา 1 บรรทัด ถ้าคลิกที่เครื่องหมายถูกจะอยู่ที่เซลล์เดิม

การป้อนข้อมูลหลายบรรทัดในเซลล์เดียวกัน

คลิกเซลล์ที่ต้องการป้อนข้อมูล พิมพ์ข้อมูลเมื่อต้องการขึ้นบรรทัดใหม่ให้กดปุ่ม ALT +  ENTER จะพบว่าว่าเคอร์เซอร์จะขึ้นบรรทัดของเซลล์เดิม

9.

การป้อนข้อมูลอัตโนมัติ (Auto Fill)

      ข้อมูลที่มักใช้บ่อย ๆ ไม่ว่าจะเป็นข้อความหรือตัวเลข มีลักษณะเป็นข้อมูลที่ต้องเรียงลำดับเช่นชุดลำดับเลขคณิตที่มีการเพิ่มหรือลดด้วยอัตราเท่ากันข้อมุลที่มีรุปแบบที่แน่นอน เช่น เดือนต่าง ๆ ของปี วันต่าง ๆ ของสัปดาห์โปรแกรม Excel จะเื้อื้ออำนวยความสะดวกในการป้อนข้อมูล

ขั้นตอนการป้อนข้อมูลอัตโนมัติ

1. คลิกที่เซลล์ที่ต้องการป้อนข้อมูล

2. ป้อนข้อมูลคำว่า มกราคม

3. เลื่อนตัวชี้เมาส์ (Mouse Pointer) ไปยังมุมขวาล่าง ของเซลล์นั้น จะปรากฎเครื่องหมายบวกเล็ก ๆ สีดำเรียกว่า Fill Handle

4. ลากเมาส์ไปยังเซลล์ปลายทางแล้วปล่อย

สามารถใช้ได้ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ ตามภาพตัวอย่างถ้า เป็นตัวเลข เช่นพิมพ์เลข 1 ในเซลล์ A1 เลข 2 ในเซลล์ A2 ต้องการป้อนอัตโนมัติให้ถึง15ทำได้โดยพิมพ์เลข1และ 2 ก่อนคลุมพื้นที่ A1 และ A2 เลื่อนเมาส์ไปที่มุมขวาล่างของ A2 แล้วลากไปเซลล์ที่ต้องการสามารถทำได้

ทั้งแนวตั้งและแนวนอน ตามตัวอย่าง

10.

การแก้ไขข้อมูล

บางครั้งเมื่อเราป้อนข้อมูลแล้ว อาจเกิดการผิดพลาดขึ้นได้ เราลองมาดูซิว่าจะมีวิธีการแก้ไขการผิดพลาดนั้นๆได้อย่างไร

  การแก้ไขข้อมูล

ในการป้อนข้อมูลลงในเซลล์ของตารางทำงาน ถ้าเกิดมีการพิมพ์ผิดเราสามารถแก้ไขข้อมูลที่พิมพ์ผิดให้ถูกต้องได้ง่าย การแก้ไขข้อมูลมี  2 กรณี คือ

1.                                             ถ้าต้องการแก้ไขข้อมูลขณะกำลังป้อนข้อมูลและยังไม่ได้กดแป้น Enter ทำได้โดยการเลื่อนตัวชี้ไปที่อักขระที่ผิดแล้วกดแป้น Backspace แต่ต้องการยกเลิกการพิมพ์ทั้งหมดให้คลิกที่เครื่องหมายผิดที่แถบสูตรหรือกดแป้น ESC ก็ได้

2.  การแก้ไขข้อมูลที่มีการกด Enter ไปแล้วสามารถทำการแก้ไขข้อมูลที่ผิดได้ สองแห่งบนตารางคือแก้ไขข้อมูลบนแถบสูตร หรือแก้ไขข้อมูลในเซลล์โดยตรงทำได้ 2 วิธีดังนี้

2.1  วิธีที่ 11)  คลิกที่เซลล์ที่ต้องการแก้ไขข้อมูล

2)  พิมพ์ข้อมูลที่ต้องการใหม่

3)  กดแป้น Enter

2.2  วิธีที่ 2

1)  คลิกที่เซลล์ที่ต้องการแก้ไขข้อมูล

2) ใช้เมาส์คลิกที่จุดที่ต้องการแก้ไข หรือกดแป้น F2 แล้ว กดแป้นลูกศร เพื่อเลื่อนเคอร์เซอร์ไปยังตำแหน่งที่ต้องการแก้ไข

  3)  ทำการแก้ไขข้อมูล

  4)  กด  Enter

11.

การบันทึกสมุดงาน(Save)

การยกเลิกการทำงานครั้งสุดท้าย

เมื่อมีการป้อนข้อมูลลงในเซลล์ทำงาน หรือมีการใช้คำสั่งใด ๆ บนพื้นที่การทำงานแล้วต้องการที่จะยกเลิกการป้อนข้อมูลหรือการใช้คำสั่งหรือการทำงานครั้งล่าสุด โปรแกรม Microsoft  Excel มีคำสั่งที่อำนวยความสะดวกในการยกเลิกการทำงานครั้งล่าสุด  คลิกที่คำสั่งแก้ไข (Edit)  > เลิกทำ (Undo)  หรือคลิกที่สัญรูป  

แต่ถ้าเปลี่ยนใจต้องการดำเนินการที่ยกเลิกไป ก็สามารถทำได้โดยใช้คำสั่ง แก้ไข (Edit) >ทำซ้ำ(Repeat)  หรือคลิกที่สัญรูป     จะมีผลต่อคำสั่งครั้งสุดท้ายเท่านั้น

 การบันทึกแฟ้มข้อมูลใหม่

เมื่อจัดทำเอกสารเรียบร้อยต้องการบันทึกเอกสารนั้นไว้เพื่อให้สามารถนำเอกสารนั้นกลับมาใช้ใหม่ได้อีกด้วย การจัดเก็บเอกสารนั้นในรูปสมุดงาน  ซึ่งมีขั้นตอนการบันทึกเอกสารดังนี้

ขั้นตอนการบันทึกแฟ้มใหม่มีดังนี้

วิธีที่ 1  การบันทึกด้วยเมนู

1.       คลิกที่คำสั่ง แฟ้ม (File) > บันทึกหรือบันทึกเป็น (Save /Save  as)

2.       จะปรากฏกรอบโต้ตอบ

 จะเก็บไว้ที่ใดคลิกตรงบันทึกใน และตั้งชื่อแฟ้มในช่องชื่อแฟ้ม ถ้าไม่ตั้งชื่อ โปรแกรมExcelจะตั้งชื่อให้ Book1 นามสกุล  .xls  คลิกบันทึก

วิธีที่  2  คลิกที่สัญรูป     ที่แถบเครื่องมือ

วิธีที่  3  กดปุ่ม   Ctrl + 5    ที่คีย์บอร์ด

สรุป

ขั้นตอนที่ 1 เลือกวิธีการบันทึกสมุดงาน หนึ่งในสามวิธี

ขั้นตอนที่  2  ระบุแหล่งสำหรับทำการบันทึก เช่น Drive D: หรือ Drive A:  รวมถึงระบุสถานที่สำหรับจัดเก็บเอกสารว่าอยู่ที่ใด Folder ใด

ขั้นตอนที่  3  ตั้งชื่อแฟ้มข้อมูลที่ต้องการจัดเก็บ

ขั้นตอนที่  4   คลิกบันทึก

12.

การปิดแฟ้มข้อมูล

1.  คลิกที่คำสั่งแฟ้ม(File) > ปิด(Close)

หรือ คลิกที่เครื่องหมายกากบาทล่างด้านขวามือ 

 การออกจากโปรแกรม Excel

1.  คลิกที่คำสั่ง แฟ้ม (file) >   จบการทำงาน (Exit)

2.       คลิกที่เครื่องหมายกากบาทบนด้านขวามือสุด 

3.  คลิกที่ปุ่ม Control Menu Bar ( คลิก     ด้านซ้ายบนสุดแถบชื่อเรื่อง) คลิกที่ ปิด (Close)

ที่มา: http://bransny55.blogspot.com/